Hóa đơn điện tử đã và đang giải quyết được nhiều vấn đề còn tồn đọng của hóa đơn giấy như tiết kiệm chi phí, thời gian, quy trình lưu trữ tiện lợi,… Tuy nhiên, không phải kế toán và doanh nghiệp nào cũng nắm rõ được cách quản lý hóa đơn điện tử hiệu quả. Không chỉ tìm hiểu các quy định về phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, về thủ tục đăng ký phát hành hóa đơn điện tử, về cách lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, doanh nghiệp nên trang bị những kiến thức cơ bản trong cách quản lý hóa đơn điện tử sao cho hiệu quả và thuận tiện nhất.
1. Hướng dẫn cách quản lý hóa đơn điện tử
Việc quản lý hóa đơn điện tử thực ra không hề khó. Làm thế nào để sắp xếp chúng một cách khoa học và hiệu quả? Hãy áp dụng những mẹo nhỏ sau để công việc hành chính – văn phòng trở nên nhẹ nhàng hơn.
Hãy lưu hóa đơn thành từng mục nhỏ với tên gọi riêng biệt để dễ dàng tìm kiếm, kiểm tra lại và tránh nhầm lẫn. Đây là cách đơn giản nhất để tránh thất lạc hóa đơn, file lưu quan trọng. Nếu doanh nghiệp muốn lưu trữ an toàn hơn cũng như tiện cho việc theo dõi thông tin cần thiết, hãy lưu file vào công cụ Google Drive.
Đồng thời, kế toán nên tạo một bản sao của mỗi tập tin hóa đơn điện tử. Khi xuất và gửi hóa đơn cho khách hàng thì chỉ nên gửi bản sao đó còn hãy giữ lại bản gốc để có thể đối chiếu và lưu trữ.
Khi lưu hóa đơn, tập tin nên được đặt theo mẫu “Ngày xuất – Tên khách hàng – Danh mục”. Đặt tên file khoa học và chi tiết sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm nhiều thời gian hơn trong quá trình kiểm tra, tìm kiếm. Đồng thời khi kê khai, làm sổ sách, phòng kế toán cũng dễ dàng làm việc hơn.
Phần mềm hóa đơn điện tử có thể được đồng bộ hóa vào nhiều máy tính. Theo đó, mọi nhân viên từ phòng kế toán, hành chính, cho đến giám đốc, quản lý,… có thể truy cập vào máy tính để xử lý thông tin hóa đơn nhanh chóng, dễ dàng.
2. Lợi ích khi quản lý hóa đơn điện tử
Quản lý hóa đơn điện tử đem lại cho doanh nghiệp rất nhiều lợi ích khác nhau.
Hóa đơn điện tử giúp nhập và xử lý mọi thông tin nhanh chóng và tiện lợi. Nếu gặp phải những sai sót trên giấy tờ, bạn hoàn toàn có thể dễ dàng sửa chữa. Hóa đơn điện tử ít rườm rà, phức tạp hơn hóa đơn giấy truyền thống. Từ đó, công việc quản lý hóa đơn trở nên dễ dàng hơn.
Xây dựng một quy trình quản lý hiệu quả giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, có thể làm nhiều việc khác thay vì chăm chú ghi chép, lưu giữ hóa đơn giấy. Chỉ bằng một vài thao tác nhỏ trên máy tính, hóa đơn sẽ được lưu trữ một cách khoa học và dễ dàng để truy xuất khi cần.
Trình quản lý tạo điều kiện thuận lợi cho việc tìm kiếm. Như đã nói phía trên, chỉ cần điền một số thông tin về ngày tháng, danh mục,… là nhân viên hành chính đã ngay lập tức đã có thể tìm thấy hóa đơn cần thiết. Hơn nữa, những phần mềm quản lý này còn ngăn chặn tình trạng thất lạc, mất mát giấy tờ quan trọng.
3. Các dạng lưu trữ hóa đơn điện tử
Lưu trữ hoá đơn điện tử thực chất là hình thức sao chép lại toàn bộ dữ liệu hóa đơn dịch vụ, bán hàng hay xuất nhập khẩu,… Sau đó, chúng được sao lưu vào các thiết bị lưu trữ bên ngoài như ổ cứng di động, đĩa CD hay USB.
Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp ưu tiên chọn lưu trữ hóa đơn trực tuyến hơn bởi chúng sở hữu nhiều ưu điểm an toàn, bảo mật và tính năng cất giữ dữ liệu đảm bảo tốt hơn.
Trên một hóa đơn điện tử được tạo lập và xuất thành công luôn có bao gồm 2 file đi cùng nhau đó là bản thể hiện của hóa đơn File PDF và File dữ liệu hóa đơn bình thường có đuôi XML.
Đóng góp từ thiện có được giảm trừ thuế thu nhập cá nhân không?
Thực tế, mọi doanh nghiệp nên lưu trữ song song cả 2 loại hóa đơn này vì chúng có nhiều vai trò quan trọng. Cụ thể như sau:
Hóa đơn bán hàng qua điện thoại được đóng dấu như thế nào?
Bản thể hiện hóa đơn điện tử File PDF: Về hình thức, đây giống như một bản hóa đơn thông thường. Chúng hoàn toàn không có giá trị pháp lý. Tuy nhiên, File này lại thể hiện nội dung các nghiệp vụ kinh tế của hóa đơn điện tử cần phải lưu trữ.
File hóa đơn bình thường đuôi XML: File này lại còn cần thiết bảo vệ và lưu trữ cẩn thận hơn nữa. Bởi, chúng chứa dữ liệu của toàn bộ hóa đơn, có giá trị pháp lý khi chưa bị sửa đổi.
