Lưu trữ hóa đơn điện tử luôn là vấn đề được các doanh nghiệp quan tâm bậc nhất hiện nay. Đặc biệt là đối với những lĩnh vực đặc thù với lượng hóa đơn lớn như lĩnh vực xăng dầu với lượng hóa đơn điện tử xăng dầu mỗi ngày cần nhập – xuất là tương đối lớn, chính vì vậy, vấn đề lưu trữ và bảo mật dữ liệu hóa đơn là vấn đề vô cùng quan trọng.
Các vấn đề có thể xảy ra nếu xem nhẹ vấn đề lưu trữ hóa đơn điện tử
Khi sử dụng hóa đơn điện tử là đồng nghĩa với việc doanh nghiệp đưa toàn bộ dữ liệu lên hệ thống trực tuyến, chính vì vậy, vấn đề an toàn bảo mật dữ liệu là vô cùng quan trọng mà mọi doanh nghiệp cần hết sức lưu ý. Bởi đây đều là những thông tin liên quan đến tình hình Tài chính
– Kế toán của doanh nghiệp. Một trong những hậu quả mà doanh nghiệp xem nhẹ vấn đề bảo mật có thể kể đến như:
-Bị đánh cắp nhiều thông tin mật của doanh nghiệp. Đây là hậu quả mà doanh nghiệp có thể phải đối mặt nếu xem nhẹ việc lưu trữ hóa đơn điện tử. Lợi dụng sự sơ hở này của các doanh nghiệp, đối thủ hoặc các đối tượng xấu sẽ dễ dàng xâm nhập, đánh cắp nhiều thông tin của doanh nghiệp như: thông tin khách hàng, thông tin liên quan đến quá trình Tài chính – Kế toán nội bộ của doanh nghiệp. Đây là vấn đề rất đáng lo ngại, ảnh hưởng lớn đến toàn bộ doanh nghiệp.
– Không kịp tìm phương án khắc phục và xử lý sự cố. Trong tình trạng bị động nếu không có biện pháp dự phòng doanh nghiệp sẽ khó mà khắc phục cũng như xử lý sự cố dẫn đến việc không thể khôi phục lại dữ liệu hoặc nếu có thể khôi phục lại dữ liệu cũng sẽ mất rất nhiều thời gian và tốn kém về mặt chi phí gây ảnh hưởng lớn đến hoạt động của doanh nghiệp.
– Việc xem nhẹ bảo mật dẫn tới tình trạng hóa đơn không đảm bảo được sự minh bạch, dễ bị sửa dữ liệu hoặc hủy hóa đơn mà doanh nghiệp không thể kiểm soát.
– Tình trạng gian lận, khai khống hoặc làm giả hóa đơn cũng có thể xảy ra nếu hệ thống hóa đơn điện tử không bảo mật cao, ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp trong mắt đối tác.
Làm thế nào để đảm bảo hóa đơn điện tử được lữu trữ tốt nhất?
Vì tầm quan trọng của việc lưu trữ hóa đơn nên vấn đề đang được các doanh nghiệp đặt ra hiện nay đó chính là làm thế nào để họ có thể đảm bảo sự bảo mật lưu trữ hóa đơn điện tử tốt nhất? Câu trả lời chính là việc tìm kiếm và lựa chọn được nhà cung cấp hóa đơn điện tử uy tín, tin cậy.
Tại Thông tư 68/2019 cũng đã quy định cụ thể các điều kiện đối với nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử, trong đó, yếu tố tài chính, công nghệ, kinh nghiệm trong lĩnh vực công nghệ thông tin chính là những yếu tố quan trọng hàng đầu. Chính vì vậy, các doanh nghiệp khi lựa chọn nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử cần phải dựa vào những yếu tố trên để có thể lựa chọn được đối tác tin cậy, đồng hành lâu dài gắn bó cùng doanh nghiệp. Bên cạnh đó Tổng cục Thuế cũng không ngừng thanh tra kiểm tra, rà soát các đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử, công bố danh sách các nhà cung cấp đạt chất lượng trên website của Tổng cục Thuế để các doanh nghiệp có thể xem xét và lựa chọn.
Lợi ích sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực
Xử phạt khi quá thời hạn nộp tờ khai thuế
Với những chia sẻ trên đây hy vọng đã giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về tầm quan trọng của việc lưu trữ hóa đơn điện tử và cách để có thể đảm bảo việc lưu trữ hóa đơn điện tử được tốt nhất.
